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官公庁の公文書は、公文書管理法に基づき、職員が職務上作成して組織的に用い、役所で保有しているものと定義され、
意思決定に至る過程などが検証できるように作成するよう義務付けられている。
このうち、責任者が部下から提出された案を認めたことを示す印鑑（決裁印）が押され日付の入ったものが、決裁文書と呼ばれる。
内閣府公文書管理課によると、決裁後、意思決定に関わる修正があった場合、修正の経緯が分かる文書を残さなければならないとされる。
明文規定はないものの、早川和宏・東洋大教授（行政法）は「そのまま保存するのは公文書管理の上で当たり前で、中身を書き換えるようなことを公文書管理法は想定していない」と説明。
こうした文書を書き換えると、刑法の公文書偽造や変造などの罪に問われるのか。早川教授は「書き換えの程度などによる」と指摘する。
報じられているような書き換えは霞が関で行われているのか。
ある省庁の職員は「まずあり得ない。決裁を取り直すのが普通だ。ただ、誤字脱字のような場合、（該当箇所に）線を引いて判子を押して直すことはある」と語る。
一方、別の省庁で文書管理を担当する職員は「決裁印の押してある１枚目の文書の修正は難しいが、２枚目以降でデータや字句の誤りに気づけば、
担当者で判断したり、上司に相談したりして直すことがある。記録を残すこともしない」と証言した。
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